Schweigen im Walde, keiner meldet sich zu Wort und die Kameras sind aus – so bezeichnete eine Teilnehmerin eines Workshops mit dem Thema „Virtual Leadership“ die aktuelle Situation in ihren Online-Meetings. Bei näherer Betrachtung hatten die Meetings eine Anzahl von ca. 26 Personen, welche sich aus zwei Abteilungen zusammensetzten und umschichtig von einem/einer Abteilungsleiter*in geführt wurden. Es sollten Aufgaben verteilt werden. Sie wünschte sich einen regeren Austausch, mehr Beteiligung und die Situation war zunehmend schwieriger. Fragten wir die anderen Kolleg*innen wurde bestätigt, dass es in der hybriden Zusammenarbeit mehr (Online-) Meetings gibt und ad hoc-Gespräche als in der Präsenzzeit. So weit und nicht neu: Der Microsoft Work Trend Index vom März 2021 zeigt auf, dass zweieinhalb so viele Meetings und eineinhalb so viele Chatnachrichten in Microsoft-Tools seit der Homeoffice-Pflicht gemessen wurden. Zwei Drittel aller Meetings waren ad hoc, also ungeplant.

Ein Meeting reiht sich an das nächste. Was können wir tun? Entschlacken!

1. Entschlacken der Teilnehmer*innenzahl

Wähle das richtige Format und die Anzahl der Teilnehmenden für die Themen. Handelt es sich um ein Arbeits- und Entscheidungsmeeting?

Hier gilt die 2-Pizza-Regel von Jeff Bezos: Lade nie mehr Teilnehmende zum Meeting ein, als du sie mit zwei Pizzen satt bekommen kannst. Empfohlen sind hier sechs bis acht Teilnehmende.

Eine Standford-Studie vor einigen Jahren kam zu dem Ergebnis, dass sieben die perfekte Zahl für ein produktives Meeting ist. Sie räumt einen Spielraum von „plus oder minus zwei“ ein. Mit der 2-Pizza-Regel liegen wir also richtig.

Frage vorher mit der Zielklärung des Meetings dein Team, wer dabei sein sollte. Schließlich möchtest du auch nicht, dass du in einem Meeting feststellst, dass dein Beitrag nicht relevant ist. Was hättest du dann alles in dieser Zeit erledigen können? Gerade, wenn Kunden*innen oder Kolleg*innen auf die Erledigung warten!

Möchtest du nur Informationen weitergeben und zusätzlich vielleicht eine Evaluierung zu den Themen erhalten? Dann können es auch mehr Teilnehmende sein. Gleichzeitig sollte die Vermittlung der Informationen spannend aufbereitet und teilnehmerorientiert sein. Eine Evaluierung kann mit Mentimeter oder Slido erfolgen.  Und: eine halbe Stunde sollte ausreichend sein.

2. Entschlacke die Anzahl der Meetings

Um unnötige Meetings zu vermeiden, hilft die Frage, was ohne sie passieren würde? Wenn die Antwort nichts Entscheidendes offenbart: streichen und später prüfen, ob der Austausch fehlt.

Eine weitere Möglichkeit ist die Methoden „Return on Time Invested“. Nach einigen Durchführungen bewerten die Teilnehmenden den Wert auf einer Skala von 1 bis 10. Meetings mit den geringsten Werten werden gestrichen.

3. Entschlacke die Dauer der Meetings

Die US-Forscher des Microsoft Human Factor Lab haben aufgezeigt, dass es für die Beteiligten eine erhebliche Belastung darstellt, dass Back-to-Back-Meetings, bei denen eine Besprechung der anderen folgt, eine erhebliche Belastung darstellen. Schon nach vier aufeinanderfolgenden Videokonferenzen nimmt die Anzahl der Stresswellen zu und die Qualität der Arbeit entsprechend ab. Die Forscher empfehlen zwischen den Meetings Pausen von mindestens zehn Minuten einzuplanen. Eine Regel könnte auch sein: Meetings beginnen 5 min nach und enden 5 min vor der vollen Stunde.

Warum machen eigentlich so viele Beteiligte ihre Kameras in Online-Meetings nicht an?

Aus der Praxis: Eine Führungskraft hatte ihre Mitarbeitenden gefragt, warum in einigen Meetings die Kamera aus ist. Die Antwort war so erstaunlich, wie verständlich: „Wir haben so viele Meetings, wenn ich nicht nebenbei arbeiten würde, schaffe ich mein Arbeitspensum nicht.“ Da muss wohl entschlackt werden.

Zu unserem Praxisbeispiel von oben...

...hat die Teilnehmerin für sich mitgenommen, die Meetings auf jeden Fall zu teilen und genau zu unterscheiden, was das Ziel und ihr Anliegen ist. Auch wird sie ihren Mitarbeitenden mitteilen, wie sie sich selbst fühlt, wenn sie in ein schwarzes Loch spricht und sich niemand zu Wort meldet. Ihr wird ein besserer Einstieg in ihre neu formierten Meetings gelingen, in dem sie am Anfang mit Spaß und einem Warming-Up in das Meeting startet, zum Beispiel mit dem Check-In-Generator.

Hier einige gesammelte und hilfreiche Hacks:

#Fokuszeit: Jeden Freitag von 11 bis 13 Uhr ist individuelle Fokuszeit

#Automatische Pausen: Meetings beginnen 5 min nach und enden 5 min vor der vollen Stunde

#Meetings 5 min früher Schluss machen: Meetings enden 5 min vor der geplanten Zeit.

#Feedback: Wir geben aktiv Feedback zu vereinbarten Zeiten

#Daily: Täglicher Teamtermin auch für Informelles

#Meeting-Rollen: Wechselnde Verantwortung durch wechselnde Moderation, Timekeeping etc.

#Check-In: Frage nach dem Befinden der Anwesenden

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Übrigens: In der Arbeitswelt 4.0 zukunftsfähig sich selbst und andere führen - dafür erscheinen hier monatlich Methoden, Modelle und Tools.*

*Methode? Modell? Tool? Oder doch eine Frage des Mindset? Es gibt kein entweder oder. Probiere es aus, erlebe, was passiert und dann wird sich durch die Erfahrung das Mindset ändern.